Характеристика с предыдущих мест работы
Рахубо Татьяна Валерьевна,
консультант отдела трудовых отношений
главного юридического управления Министерства труда и социальной защиты
Республики Беларусь
Минтруда и соцзащиты при поддержке ООО «ЮрСпектр» 14.09.2023 провело VI практическую конференцию «Социально-трудовые отношения: юридические и бухгалтерские аспекты». Проблемные вопросы запроса и выдачи характеристики с предыдущих мест работы осветила Рахубо Татьяна Валерьевна, консультант отдела трудовых отношений главного юридического управления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь.
1. Запрос характеристики
1.1. Цели и условия запроса характеристики
Характеристику запрашивают для двух целей:
1) прием на работу (п. 11 Декрета N 5);
2) согласование с местными исполнительными и распорядительными органами назначения лиц, уволенных по дискредитирующим обстоятельствам, на руководящие должности в течение 5 лет после такого увольнения (п. 9 Декрета N 5).
По общему правилу наниматели независимо от формы собственности вправе запрашивать характеристики при приеме на работу (ч. 1 п. 11 Декрета N 5). Аналогичная норма предусмотрена ч. 3 ст. 26 ТК.
Обратите внимание!
С 01.01.2024 вступит в силу новая редакция ТК, в которой норма ч. 3 ст. 26 ТК приведена в соответствие с нормой п. 11 Декрета N 5.
Наниматели, являющиеся госорганизациями (госорганы, иные госорганизации, а также организации, более 50% акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности), при приеме работников обязаны запрашивать (ч. 2 п. 11 Декрета N 5):
— характеристику с предыдущего места работы кандидата;
— характеристику из госорганизации, которая являлась местом работы кандидата в течение предшествующих 5 лет. В случае если в течение этого срока кандидат работал в нескольких госорганизациях, характеристику запрашивают в последней.
Пример
Гражданин в 2023 г. устраивается на работу в госорганизацию. С 2017 г. до 2019 г. он работал в госорганизации «А», затем с 2019 г. по 2021 г. — в госорганизации «Б», с 2021 г. по 2023 г. — в частной организации «В». Новый наниматель должен запросить две характеристики — в госорганизации «Б» и в частной организации «В».
При приеме на работу кандидата на руководящую должность в госорганизацию наниматель обязан также запросить о нем сведения из единого государственного банка данных о правонарушениях. Такие сведения предоставляются бесплатно (абз. 4 ч. 2 п. 11 Декрета N 5). Согласие субъекта персональных данных не требуется (абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона о защите персональных данных). Порядок получения указанных сведений предусмотрен постановлением Совмина N 909, форма запроса установлена в приложении 18.
Обратите внимание!
Руководящая должность определяется по должностным обязанностям. Это не только руководитель организации или его заместитель, но и иной работник (специалист), который осуществляет организационно-распорядительные (руководящие, организующие, направляющие, координирующие и контролирующие) функции применительно к организации, ее структурным подразделениям, работникам и направлениям деятельности (подстрочное примечание <*> к ч. 1 п. 9 Декрета N 5).
1.2. Случаи, когда не нужно запрашивать характеристику
Наниматель не обязан (не вправе) запрашивать характеристику в том числе в следующих случаях:
1) предыдущее место работы находится в иностранном государстве. Не нужно направлять запрос о выдаче характеристики бывшему нанимателю, который находится не в Беларуси;
2) у работника ранее не было трудовых отношений. Например, ранее только учился или работал на основании гражданско-правового договора. Нет оснований запрашивать характеристику в учреждении образования. Оно не обязано выдавать характеристику на студента (выпускника);
3) при трудоустройстве к прежнему нанимателю, если после увольнения от него работник не трудился у другого нанимателя;
4) при внутреннем совместительстве.
Обратите внимание!
При приеме на работу на условиях внешнего совместительства в госорганизацию характеристику необходимо запрашивать у нанимателя по основному месту работы. В случае если основное место работы — негосударственная организация, то также нужно запросить характеристику из госорганизации, которая являлась местом работы этого работника в течение предшествующих 5 лет. Исключение составляют государственные гражданские служащие, которых принимают в госорганизацию на условиях внешнего совместительства. В отношении их характеристики не запрашивают, поскольку при их поступлении на гражданскую службу проводят проверку (п. 2 ст. 29 Закона о государственной службе).
1.3. Порядок запроса и получения характеристики
Запрос на выдачу характеристики рекомендуется направлять через систему межведомственного документооборота (СМДО) или заказным письмом с уведомлением о вручении. Это позволяет отследить, когда получен запрос. Также целесообразно связаться, например, по телефону с организацией, в которую направлен запрос.
Запрос можно направить обычным не заказным письмом. Это не нарушение, но в этом случае нельзя отследить, когда запрос был получен.
Срок выдачи характеристики — 7 календарных дней. Он начинает исчисляться со следующего дня после поступления соответствующего запроса (ч. 1 п. 11 Декрета N 5). С учетом времени на отправление запроса и характеристики по почте следует закладывать срок две недели на получение характеристики.
Обратите внимание!
Пятидневный срок, установленный в ч. 3 ст. 26 ТК, не применяется. Применяется срок, предусмотренный Декретом N 5.
В случае если новый наниматель не получил ответ на запрос характеристики по истечении двух недель (14 дней), он вправе принять работника на работу без получения ответа на запрос характеристики.
Принять работника без запроса характеристики либо до истечения срока для ее предоставления — это нарушение.
Если прислали характеристику по СМДО, но в бумажном варианте не прислали, можно принять работника, поскольку характеристика уже получена в виде электронного документа, удостоверенного ЭЦП. Это аналог оригинала на бумаге.
2. Выдача характеристики в неоднозначных ситуациях
Требование о выдаче характеристики в форме, установленной постановлением Совмина N 585, в 7-дневный срок при поступлении такого запроса распространяется на всех нанимателей независимо от формы собственности.
Рассмотрим несколько ситуаций, когда у нанимателя могут возникнуть сомнения, обязан ли он выдать характеристику и что в ней указать.
1. Поступил запрос о выдаче характеристики на работника, с которым наниматель не планирует прекращать трудовые отношения. В этом случае наниматель может не выдавать характеристику, а направить ответ об отказе в предоставлении характеристики по указанной причине. Если истекает срок трудового договора, рассматривается вопрос об увольнении по соглашению сторон, то наниматель может по своему усмотрению выдать характеристику. Наниматель будет обязан выдать характеристику, если запрос поступит после увольнения работника.
2. В запросе о выдаче характеристики указана неточная информация. Например, указано не то отчество работника, не та должность, период работы. В такой ситуации целесообразно связаться по телефону с исполнителем, который направил запрос, и уточнить, есть ли ошибка. Это позволит сократить время и трудозатраты на отправление отказа и повторное рассмотрение запроса. Вместе с тем наниматель вправе отказать в выдаче характеристики по такому запросу, поскольку данные не совпадают. Нарушения в этом случае не будет.
3. Работник уволился из организации, в том числе из госорганизации, более 5 лет назад и затем работал в другой организации. В этом случае новый наниматель на основании ч. 1 п. 11 Декрета N 5 вправе запросить характеристику, а прежний наниматель обязан выдать характеристику.
4. Невозможно охарактеризовать работника за давностью лет и (или) ввиду короткого периода его работы. Например, работал в 2012 г. 2 месяца, нет работников, руководителей, которые могли бы предоставить информацию, необходимую для характеристики. Составить характеристику обязательно по форме, установленной постановлением Совмина N 585. В характеристике нужно заполнить каждую строку, нельзя оставлять пустые строки. Если в характеристике отражена неполная информация (заполнены не все пункты) — это нарушение. В рассматриваемой ситуации можно указать, что информация о профессиональных, деловых, моральных качествах работника отсутствует ввиду краткосрочного периода работы, отсутствия работников, которые могли дать характеристику, личное дело утрачено, например, сгорел архив. Иначе говоря, следует указать, что именно невозможно охарактеризовать, причину. Вместе с тем обязательно представить информацию, которая сохранилась у нанимателя (сведения о дисциплинарной, материальной ответственности, о членстве в профсоюзе).
3. Ответственность за нарушение порядка запроса и выдачи характеристики, а также сроков ее выдачи
За нарушение требований Декрета N 5 предусмотрены следующие виды ответственности:
1) дисциплинарная — предусмотрена за нарушение порядка приема на работу, назначения на должность, выдачу характеристик, содержащих заведомо недостоверную информацию, нарушение сроков их выдачи. Такие нарушения признаются грубым нарушением трудовых обязанностей (ч. 1 п. 12 Декрета N 5). К лицу, которое допустило нарушение, можно применить меру дисциплинарного взыскания: замечание, выговор, лишение стимулирующих выплат на срок до 12 месяцев, увольнение (ч. 1 ст. 198 ТК). Руководителя организации (ее обособленного подразделения), его заместителей, главного бухгалтера и его заместителей можно уволить согласно п. 1 ч. 1 ст. 47 ТК. Специалиста по кадрам можно уволить согласно абз. 1 п. 7 ст. 42 ТК.
2) уголовная (ч. 2 п. 12 Декрета N 5). В УК нет прямой нормы, которая предусматривает наказание за такие виновные деяния;
3) административная — штраф до 20 БВ за непредставление документов, отчетов и иных материалов (ст. 24.11 КоАП). Протоколы вправе составлять уполномоченные на то должностные лица, в том числе областных, Минского городского исполкомов, районных, городских исполкомов, администраций районов в городах, Департамента госинспекции труда Минтруда и соцзащиты (ст. 3.30 ПиКоАП).
4. Выдача характеристики, ее копии по запросу работника
Наниматель не обязан выдавать характеристику по запросу работника, поскольку ее выдача не предусмотрена законодательством.
Вместе с тем наниматель обязан не позднее чем в 5-дневный срок по просьбе работника, в том числе уволенного, выдать справку с указанием квалификации, должности служащего (профессии рабочего), времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе, предусмотренные законодательством (ст. 51 ТК).
Указанные выше документы выдаются организацией по месту работы, службы в порядке совершения административной процедуры в соответствии с Законом об основах административных процедур и перечнем административных процедур, осуществляемых госорганами и иными организациями по заявлениям граждан.
Таким образом, работник не вправе требовать, чтобы наниматель выдал на него характеристику, но наниматель может по своему усмотрению по просьбе работника выдать характеристику. Например, характеристика с места работы может потребоваться работнику для досрочного снятия судимости. Характеристику, которую наниматель выдает по просьбе работника, не обязательно составлять по форме, установленной постановлением N 585.
Если наниматель выдал характеристику на работника по запросу другой организации, работник может запросить копию этой характеристики. Например, работник может указать в заявлении нанимателю, что просит выдать копию характеристики в связи с необходимостью обратиться в суд за защитой чести, достоинства и деловой репутации.
Возможность работника обратиться за выдачей копии документа в любое юрлицо независимо от формы собственности регулирует постановление Совмина N 1256. Юрлица обязаны выдавать копии исходящих от них документов, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившегося лица. Исключение составляют копии исходящих документов, относящихся к переписке госорганов. Такие копии не выдают (подп. 1.1 п. 1 постановления Совмина N 1256).
Наниматель обязан в рассматриваемом случае выдать копию характеристики, отказ в ее выдаче — это нарушение законодательства об обращениях граждан. За такое нарушение предусмотрен штраф до 4 БВ (ч. 1 ст. 10.10 КоАП).
Если работник получил копию характеристики и не согласен с ее содержанием, считает, что бывший наниматель оценил его субъективно, нужно учитывать следующее. Личностные характеристики, профессиональные качества может оценить только суд (ст. 153 ГК). Другими словами, оспаривание содержания характеристики в части недостоверных сведений, за исключением информации о привлечении к дисциплинарной, материальной ответственности, возможно только в судебном порядке в рамках гражданского дела о защите чести, достоинства и деловой репутации. В случае если суд установит, что информация, указанная в характеристике, не соответствует действительности, он примет решение исключить из характеристики формулировки, порочащие работника.
Сведения о привлечении к дисциплинарной, материальной ответственности может установить контролирующий (надзорный) орган или местный исполнительный распорядительный орган. Они могут прийти и проверить по документам нанимателя эту информацию.
